ZINTEGROWANY SYSTEM ZARZĄDZANIA

Realizacji tej deklaracji służy Zintegrowany System Zarządzania (ZSZ). W skład ZSZ wchodzą:

• System Zarządzania Jakością wg PN-EN ISO 9001 i AQAP 2110,
• System Zarządzania Środowiskowego wg PN-EN ISO 14001,
• System Zarządzania Bezpieczeństwem i Higieną Pracy wg PN-EN ISO 45001,
• System Zarządzania Energią (SZEn) wg ISO 50001,
• System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji wg PN-ISO/IEC 27001,
• System Certyfikacji Łańcucha Produkcji Biomasy i Biopaliw (ISCC EU),
• System Certyfikacji Łańcucha Produkcji Biomasy i Biopaliw (KZR INiG),
• System Zakładowej Kontroli Produkcji (ZKP),
• System Zarządzania Bezpieczeństwem Żywności HACCP oparty o wymagania Kodeksu Żywnościowego (Codex Alimentarius),
• System Zarządzania Jakością wg PN EN ISO/IEC 17025 (w komórkach organizacyjnych wykonujących badania metodami wymagającymi uznania UDT),
• System Zarządzania Risk Based Inspection (RBI).

Szczegółowe informacje na temat efektów działań realizowanych w oparciu o Zintegrowany System Zarządzania w 2020 roku są dostępne w pozostałych częściach Raportu Zintegrowanego, między innymi:

• Nakłady inwestycyjne na ochronę środowiska i kluczowe wskaźniki dotyczące wpływu działalności na środowisko zostały opisane w sekcji „Środowisko i Klimat”.
• Statystyki prezentujące zgodność działalności z najwyższymi standardami bezpieczeństwa zawiera sekcja „Bezpieczeństwo Pracowników i Podwykonawców".
• Dane w zakresie efektów działań, których cele jest zdrowie i bezpieczeństwo klientów zawiera sekcja „Odpowiedzialność wobec Klientów".
• Opis efektów zarządzania energią jest dostępny w sekcji „Zarządzanie Energią".
• Dane dotyczące wykorzystanych biokomponentów spełniających kryteria zrównoważonego rozwoju są dostępne w sekcji „Surowce i procesy produkcyjne".

Stosowane jest podejście procesowe polegające na zidentyfikowaniu i zmapowaniu procesów, z uwzględnieniem analizy kontekstu funkcjonowania całej organizacji, niezbędnych do zapewnienia zgodności z wymaganiami oferowanych klientom wyrobów i usług, przy zachowaniu proekologicznych metod produkcji, proekologicznego podejścia i minimalizacji negatywnego wpływu na środowisko, ciągłej poprawy warunków bezpieczeństwa pracy oraz spełniania wymagań we wszystkich obszarach mających wpływ na bezpieczeństwo informacji przetwarzanych w PKN ORLEN S.A. Określona została sekwencja procesów i ich wzajemne powiązania, które stanowią wielowarstwowy mechanizm pozwalający rozpoznawać i spełniać wymagania klientów. Monitorowanie poszczególnych procesów oraz ocena skuteczności osiągania ich celów odbywa się poprzez weryfikowanie uzyskiwanych wartości mierników dla procesów i ich porównywanie z wartościami przyjętymi, jako kryteria oceny. Takie rozwiązanie pozwala zarządzać i doskonalić procesy na podstawie rzeczywistych, mierzalnych danych. Zgodnie z podejściem opartym na ryzyku, właściciele procesów odpowiadają za identyfikację zagrożeń i możliwości (ryzyk i szans), które mogą potencjalnie wpływać na działania i efektywność realizowanych procesów – spełnienie wymagań klientów i podejmowanie odpowiednich „proporcjonalnych” działań z nimi związanych. W sposób procesowy realizowany jest system auditów wewnętrznych funkcjonujący w oparciu o dedykowaną procedurę i weryfikujący zgodność działania poszczególnych obszarów z przyjętymi do stosowania standardami. Podejmowane działania doskonalące obejmują warunki wewnętrzne i zewnętrzne oraz identyfikują szanse i możliwości, jakie pojawiają się przed organizacją. Kierunki doskonalenia ZSZ są ustalane przez Najwyższe Kierownictwo zgodnie z Procedurą oceny funkcjonowania ZSZ przez Najwyższe Kierownictwo Spółki. Tryb realizacji działań w poszczególnych obszarach ustalono w obowiązujących procedurach.

W Spółce zidentyfikowano łącznie 54 procesy / podprocesy, dla których określono 135 mierników. W kartach procesów określono mierniki, które zawierają trzystopniowe kryteria oceny skuteczności, zdefiniowane jako akceptowalne, wymagające monitorowania lub wymagające podjęcia działań korekcyjnych/korygujących. Ocena stopnia realizacji mierników dokonywana jest na podstawie danych wprowadzanych przez Właścicieli procesów / podprocesów do Dok-system.

Poprzez standaryzację i stosowanie mechanizmów systemowych, w tym działań zapobiegawczych realizuje się zasada przezorności, prewencja ryzyka szkód środowiskowych, skuteczne zarządzanie bezpieczeństwem pracy i bezpieczeństwem informacji. Zasadę przezorności wspierają mechanizmy systemowe, uprzedzające występowanie nieprawidłowości, bazujące na analizie procesów oraz elementach analizy ryzyk i szans. Zgodnie z zasadą przezorności działalność biznesowa uwzględnia ograniczenia zapobiegające degradacji środowiska.

Wdrożone i certyfikowane Systemy Zarządzania wspierają między innymi:

• Możliwość spełnienia wymagań klienta – często posiadanie certyfikatu jest podstawowym warunkiem formalnym nawiązania współpracy – dostęp do rynku krajowego i zagranicznego.
• Budowanie przewagi konkurencyjnej.
• Wzrost prestiżu firmy i jej usług / produktów zarówno w oczach jej obecnych, jak i potencjalnych klientów.
• Uporządkowanie dokumentacji wewnętrznej – podejście procesowe wspiera zarządzanie organizacją i pomaga wyeliminować nieefektywne działania.
• Poufność, która zapewnia, że informacja jest dostępna wyłącznie dla autoryzowanego personelu z prawem dostępu.
• Integralność, która zabezpiecza dokładność i kompletność zarówno informacji, jak i stosowanych metod.
• Dostępność, która zapewnia, że autoryzowani użytkownicy mają dostęp do informacji i zgromadzonych zasobów wtedy, kiedy jest to wymagane.
• Podniesienie jakości pracy – ograniczenie liczby reklamacji.
• Wzrost zysku wywołany obniżką kosztów własnych na skutek zapewnienia odpowiedniej, oczekiwanej przez Klientów jakości.
• Doskonalenie działań środowiskowych i wpływ na poprawę stanu środowiska.
• Zmniejszenie kosztów związanych z ograniczeniem zużycia energii, zmniejszenie liczby odpadów.
• Ograniczenie wystąpienia ryzyka sytuacji kryzysowych – unikanie awarii przemysłowych.
• Dostosowywanie firmy do obowiązujących wymagań – unikanie kar.
• Wpływ na rozpowszechnianie myślenia proekologicznego.
• Identyfikację zagrożeń dla bezpieczeństwa pracowników i szybkie przeciwdziałanie tym zagrożeniom.
• Angażowanie wszystkich pracowników w zapewnienie bezpiecznej pracy – ograniczenie kosztów związanych z wypadkami.
• Wzrost zaufania pracowników do organizacji i identyfikowanie się z jej działaniami.

Oprócz regulacji zawartych w Księgach Systemowych, aktualnie w ramach Zintegrowanego Systemu Zarządzania funkcjonują 74 procedury:

• 8 procedur Systemu Zarządzania Środowiskiem
• 3 procedury dotyczące wymagań AQAP 2120
• 53 procedury Systemu Zarządzania Jakością
• 2 procedury Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem i Higieną Pracy
• 5 procedur Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji
• 1 procedura Systemu certyfikacji łańcucha produkcji biomasy i biopaliw
• 1 procedura Systemu Zarzadzania Energią
• 1 procedura Systemu certyfikacji procesu współuwodornienia 

W 2020 roku zaktualizowano także:

• Księgę nadzoru nad jakością paliwa do turbinowych silników lotniczych w produkcji, magazynowaniu i dystrybucji (JET A-1)
• Księgę Systemu Zarządzania Risk Based Inspection (RBI)
• Księgę Systemu Zakładowej Kontroli Produkcji (ZKP)
• Księgę Systemu Zarządzania Energią (SZEn)

System Zarządzania BHP obejmuje wszystkie komórki organizacyjne Spółki. PKN ORLEN S.A. w 2020 roku podjął działania związane z przejściem na normę. Po pozytywnym audicie weryfikacyjnym na zgodność z OHSAS 18001 w dniach 2-3 września 2020 roku, odbył się audit na zgodność z wymaganiami normy ISO 45001.

Następnie w dniach 4 – 11 września 2020 roku auditorzy Bureau Veritas Polska Sp. z o.o. (BV) przeprowadzili audit nadzoru Zintegrowanego Systemu Zarządzania w zakresie Systemów Zarządzania: Jakością, Środowiskowego oraz Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji, połączony z przejściem Systemu Bezpieczeństwa i Higieny Pracy na wymagania normy ISO 45001.

Audit potwierdził, że są spełnione wymagania nowej normy i został przyznany certyfikat nr PL010344/U w dniu 30 listopada 2020 roku przez Bureau Veritas Certification Holding SAS-UK Branch, który jest ważny do 19 czerwca 2022 roku.

Podmioty wykonujące działalność gospodarczą w zakresie wytwarzania biokomponentów, przetwarzania biomasy, zakupu, importu lub nabycia wewnątrzwspólnotowego biomasy lub biokomponentów, które mają być zaliczone do realizacji Narodowego Celu Wskaźnikowego (NCW) są zobowiązane do uzyskania certyfikatu potwierdzającego spełnienie kryteriów zrównoważonego rozwoju (KZR).

W PKN ORLEN S.A. systemem potwierdzającym spełnienie KZR jest ISCC EU – System Certyfikacji Łańcucha Produkcji Biomasy i Biopaliw który daje możliwość rozróżnienia nośników energii produkowanych w sposób zrównoważony przy wykorzystaniu odnawialnych źródeł.

ISCC ma na celu ochronę biosfery, racjonalne gospodarowanie gruntami, ale też zrównoważony rozwój społeczny oraz redukcję emisji gazów cieplarnianych, dzięki umożliwieniu śledzenia wielkości emisji na każdym etapie procesu produkcji biomasy i biopaliw. Wdrożenie systemu ISCC oznacza potwierdzenie, że firma przykłada wagę do kwestii ochrony środowiska i buduje wizerunek firmy nastawionej proekologiczne.

ISCC ułatwia producentom zorganizowanie wytwarzania i dystrybucji biopaliw zgodnie z europejskimi wymaganiami prawnymi, a potencjalnym klientom daje możliwość weryfikacji wielkości emisji gazów cieplarnianych do atmosfery we wszystkich fazach produkcji, tj.: uprawy, zbiorów, składowania, przetwarzania i dostawy do ostatecznego odbiorcy.

1. Aktualizacja Dokumentacji Systemowej HACCP, wypracowanie nowych rozwiązań zwiększających bezpieczeństwo żywności i opracowanie nowych dokumentów wchodzących w skład DS HACCP w związku z rozszerzeniem oferty gastronomicznej, prowadzonym procesem kalibracji oferty gastronomicznej oraz analizą obowiązującej dokumentacji przez Doradcę Bezpieczeństwa Żywności.

2. Opracowanie Polityki Bezpieczeństwa Żywności PKN ORLEN SA, zatwierdzenie przez Prezesa Zarządu i wprowadzenie do obowiązywania.

3. Realizacja auditów ZSZ, wdrożenie formy zdalnej w związku z pandemią.

4. Realizacja auditów u dostawców żywności do stacji paliw, wdrożenie formy zdalnej w związku z pandemią.

5. Doskonalenie kompetencji auditorów HACCP, udział w szkoleniu w ramach kalibracji oferty gastronomicznej.

6. Realizacja dodatkowych wizyt i szkoleń na wcześniej przeszkolonych SP DOFO w związku z rozszerzeniem oferty gastronomicznej 2.0.

7. Szkolenia z zakresu systemu HACCP w przypadku otwarcia nowych obiektów lub poszerzenia oferty gastronomicznej dla SP CODO oraz dla nowo uruchamianych umów Stop Cafe/Stop Cafe Bistro/Stop Cafe 2.0 na SP DOFO, wdrożenie formy zdalnej w związku z pandemią.

8. Udostępnienie nadzorowanego egzemplarza Księgi HACCP dla PPIS, w związku ze zmianę formatu stacji paliw na standard 2.0.

9. Aktualizacja aktów prawnych związanych z bezpieczeństwem żywności i żywienia, z uwzględnieniem regulacji prawnych wprowadzonych na czas pandemii, COVID-19.

10. Projekt „Kameleon” – udział w pracach wdrożeniowych, opiniowanie rozwiązań i założeń przyjętych na potrzeby realizacji nowych formatów sprzedaży detalicznej PKN ORLEN S.A.

11. Opracowanie trybu postępowania niezbędnego do urzędowego zatwierdzania działalności gastronomicznej stacji paliw PKN ORLEN S.A.

12. Rozpoczęcie działań mających na celu rozszerzenie dokumentacji SZBŻ HACCP w zakresie opracowania: wymagań dla dostawców materiałów opakowaniowych produktów żywnościowych, wymagań dla dostawców usług transportowych dostarczających na stacje paliw produkty żywnościowe, wymagań dla producentów żywności, instrukcji sprzedaży z food trucka.

13. Działania operacyjne związane w wystąpieniem pandemii COVID-19, wymagające przeglądów/analiz oraz opracowania i opiniowania nowych dokumentów/instrukcji. m.in.

a) udział w telekonferencjach nt. instrukcji na wypadek występowania koronawirusa – omówienie i wypracowanie działań prewencyjnych, potrzeb w zakresie bezpieczeństwa ludzi i żywności w związku z pojawieniem się koronawirusa.
b) Opiniowanie wytycznych Dyrektora Biura Kontrali i Bezpieczeństwa do organizacji ruchu osobowego i materiałowego w obiektach chronionych PKN ORLEN SA w związku z potencjalnym ryzykiem zakażenia koronawirusem.
c) prace w przygotowaniu wytycznych dla SP w zakresie postępowania z żywnością w celu zabezpieczenia przez zakażeniem koronawirusem, materiał opracowany na potrzeby Detalu – następnie dystrybuowany do stosowania do SP.
d) przygotowanie zapytania do Sanepidu nt. schematu postępowania w przypadku pojawienia się zagrożenia lub obecności koronawirusa.
e) Analiza i opiniowanie m.in.,
- materiałów w zakresie planu działania na stacjach paliw dot. higieny i obsługi klientów,
- instrukcji sprzątania – środki czystości,
- wydawania akcesoriów do kawy,
- jakości i stosowania rękawic jednorazowych,
- jakości i zastosowania płynów i środków do dezynfekcji.